「ライターごとに文体や表記がばらついて、確認に時間がかかる」
「出典の付け方を伝えたつもりなのに、納品された原稿は想定と違っていた」
「ルールをまとめたいけれど、何をどこまで書けばよいのか分からない」
といった迷いのある編集・オウンドメディア担当者の方も多いのではないでしょうか。
ライティングレギュレーションとは、記事を執筆・編集するときのルールや注意事項を、関係者で共有するためにまとめたものです。文体や表記、情報の確認方法、出典の付け方など、書き手と確認者で判断が分かれやすい点を先に決めておくと、原稿のばらつきや確認の往復を減らしやすくなります。
本記事では、ライティングレギュレーションに記載する項目と記入例、初版の作り方、運用のポイントを解説します。記入例は架空の企業オウンドメディアを設定して示しますので、自社の制作体制に必要な項目を選び、初版を作るところまで進めていただけたらと思います。
もちろん、記入例の項目や書式は一例です。共通ルールを受け取る側のライターの方も、どこを読み、何を確認すればよいかをつかむつもりで、読んでいただけたらと思います。
ライティングレギュレーションとは
ルールをまとめると聞くと、分厚い資料を作らなければならないように感じるかもしれません。
ライティングレギュレーションとは、記事を執筆・編集するときのルールや注意事項を、関係者で共有するためにまとめたものです。文体や表記の統一方針、避けたい表現、情報の確認方法と出典の付け方、画像やリンクの扱い、納品形式などを、書き手と確認者が同じ基準で判断できるように文章にしておきます。
ライターに渡す資料は、大きく3つに分けると整理しやすくなります。
- メディア共通のルール（ライティングレギュレーション）：どの記事にも当てはまる書き方・確認方法
- 記事ごとの依頼内容（個別依頼書）：その記事のテーマ、キーワード、納期、読者に伝えたいこと
- 構成案：見出しと、各見出しで答える内容
共通ルールと個別の依頼内容を、一つの資料にまとめて渡している運用もあるでしょう。分け方そのものに決まりはありませんので、「毎回同じことを書いている部分」が共通ルール、「記事ごとに変わる部分」が個別依頼と考えておくと、資料を作るときに迷いにくくなります。
必要な項目は、媒体の目的や、ライターに依頼する業務の範囲によって変わります。例えば、原稿の執筆だけを依頼する場合と、画像の選定やCMSへの入稿まで依頼する場合とでは、決めておく内容が異なります。後述する記入例もそのまま使うのではなく、自社の体制に合わせて項目を選んでいただけたらと思います。
ライティングレギュレーションが必要な理由
原稿を仕上げるまでに、同じ説明を何度も繰り返してしまうこともあると思います。
記事の品質や表記のばらつきを抑えやすくなる
文体や表記、情報の確認方法など、書き手に共通する基準を示しておくと、記事ごとの仕上がりの差を小さくしやすくなります。
例えば、同じサービス名が記事によって「〇〇サービス」「〇〇（正式名称）」と揺れていたり、ある記事では専門用語に説明が添えられ、別の記事では説明なしで使われていたりする場面です。ライターの力量の問題というより、基準が伝わっていないために起こるずれだと思います。
認識のずれによる修正や確認の往復を減らせる
執筆前にルールを伝えておくと、納品後に初めて「こうしてほしかった」と伝える状況を防ぎやすくなります。
修正を依頼するときも、共通の基準を参照しながら「この項目に沿って、ここを直してほしい」と伝えられるため、変更が必要な理由を具体的に説明できます。ライターの側も、何を直せばよいかが分かり、やり取りの回数を減らしやすくなるでしょう。
新しい担当者やライターへの引き継ぎがしやすくなる
口頭や過去のチャットに散らばっていた注意事項を、参照できる形に残しておけます。
初めて参加するライターも、求められる書き方や確認方法を最初に把握できますし、編集担当者が交代したときにも、判断の基準をそのまま引き継げます。担当者の記憶に頼らない状態にしておくことが、兼務で制作を回す体制ではとくに大切です。
まずは、最近の原稿で繰り返し指摘した点を思い出してみてください。それが、共通ルールにしておきたい項目の候補になります。
ライティングレギュレーションに記載する項目と記入例
何を書けばよいか分からず、白紙のまま時間が過ぎてしまうこともあると思います。
ここでは、架空の企業オウンドメディアを設定し、その媒体で試用と修正を経て整えた初版の記入例を示します。設定は次のとおりです。
- 中小企業の兼務担当者に、業務の進め方を伝える媒体
- 編集担当者1人が、外部ライターに原稿の執筆を依頼する
- 画像の制作・素材手配とCMSへの入稿は社内で行う
- 記事別のテーマ・キーワード・構成案・納期は、個別依頼書で指定する
この設定で整えた一覧が、表1です。「指示文の記入例」はそのまま流用できる短い文にし、「自社に合わせて変更する箇所」で、どこを自社の運用に置き換えるかを示しています。なお、後述の「作り方」で説明するとおり、この一覧は最初から今の形だったわけではなく、1本の原稿で試して直した結果です。
表1 ライティングレギュレーションの項目と記入例（架空媒体で試用・修正を経た初版）
| 項目 | 指示文の記入例 | 自社に合わせて変更する箇所 |
|---|---|---|
| メディアの目的・読者・トーン | 中小企業の兼務担当者が、業務の進め方を判断できるように書いてください。馴染みの薄い専門用語は、初出時に短く説明してください。 | 対象読者、前提知識、読後に取ってほしい行動、親しみやすさの程度 |
| 文体・表記 | です・ます調で統一してください。数字は半角とし、サービス名は公式表記を確認してください。 | 文体、数字・記号、固有名詞、判断が分かれやすい表記 |
| 避けたい表現 | 「必ず成果が出る」など、裏付けのない断定は避けてください。効果を述べる場合は、確認できた条件を添えてください。 | 自社で避ける表現、推奨する言い換え、確認が必要な主張 |
| タイトル・見出し・本文 | 記事別の構成案に沿って執筆し、結論とその理由を分かりやすく示してください。箇条書きは、比較・列挙を整理する箇所で使ってください。 | 構成案を変更するときの手順、装飾、文字数の目安が必要な場合の扱い |
| 情報の確認 | 数値は元資料で対象期間・対象者・単位を確認し、資料名とURLを原稿コメントに残してください。資料間で食い違う場合は、相違点と双方のURLを示して編集担当者へ確認してください。 | 優先する資料、情報の基準日、確認担当、未確認事項の扱い |
| 公開本文の出典 | 数値を記載した段落の末尾に、資料名とURLを記載してください。 | 公開時の記載位置・書式、資料名や確認日を記載する範囲 |
| 文章をそのまま引用する場合 | 引用文はかぎ括弧などで自分の説明と区別し、出典を明記してください。引用の必要性や利用条件が判断できない場合は、編集担当者に確認してください。 | 引用の書式、出典表示、確認手順 |
| 画像 | 画像の制作・素材手配は社内で行います。個別依頼がある記事のみ、画像で伝えたい内容と挿入候補の位置を原稿コメントに示してください。 | 制作・選定・権利確認の担当、ライターに依頼する範囲 |
| リンク | リンク候補は、紹介する理由とURLを示してください。リンク先が説明内容と対応し、開けることを確認してください。 | 候補の提案方法、公開前の確認担当、内部・外部リンクの基準 |
| 生成AIの利用 | 利用する工程は事前に編集担当者へ確認してください。非公開の情報・個人情報は入力せず、出力の事実関係と出典を原資料で確かめ、使用工程を制作メモに記載してください。 | 許可する工程・ツール、入力してよい情報、確認方法、報告の要否 |
| 納品・提出前確認・質問先 | 原稿は「記事名_原稿_v1」のGoogleドキュメントで提出してください。表記・出典・リンクを確認し、未解決の確認事項は制作メモにまとめて編集担当者へ共有してください。 | 納品形式、命名、提出方法、確認項目、質問先 |
表1のGoogleドキュメントでの納品や、AI利用の報告方法は、架空媒体での運用例です。すべての会社が採用すべき要件ではありませんので、ご了承ください。
以下の各項目では、一覧の指示文をそのまま載せ直すのではなく、なぜそのように決めたか、どんな例外があるか、自社ではどこを変えればよいかを解説します。
メディアの目的・想定読者・トーン
最初に決めておきたいのは、誰に何を伝え、読んだあとにどのような理解や行動につなげたいかです。
目的と読者が伝わっていないと、ライターは一般的な解説記事の書き方で原稿を仕上げることになります。架空媒体の例では「中小企業の兼務担当者が、業務の進め方を判断できるように」と書き、読者の知識に合わせて専門用語の説明の程度や、文章の親しみやすさを決めています。
指示文としては、例えば次のような書き方です。
- 読者に馴染みの薄い専門用語は、初出時に短い説明を添えてください
- 読者は専門部署のない会社の担当者です。前提となる制度や仕組みから説明してください
自社で変えるのは、対象読者、読者の前提知識、読後に取ってほしい行動、親しみやすさの程度です。詳しい読者向けの媒体なら、説明を省く方向に変える判断もあるでしょう。
文体・表記・避けたい表現
文体、数字・記号、漢字とひらがなの使い分け、固有名詞の表記は、記事ごとにばらつきやすい部分です。
ただ、細かな表記をすべて網羅しようとすると、ルールが増えすぎて、必要な項目が読まれにくくなることがあります。まずは、過去の原稿で判断が分かれたものから定めることが大切です。架空媒体の例では、文体、数字の全角・半角、サービス名の公式表記の3点に絞っています。
避けたい表現は、誇張や根拠のない断定、媒体で使わない言い回しを、置き換え例とともに示すと伝わりやすくなります。
- 「必ず成果が出る」→「〇〇の条件では、〜が期待できます」のように、確認できた条件を添える
- 「業界最高水準」など比較の根拠がない表現→根拠を示せる場合のみ使う
自社で変えるのは、避けたい表現の中身と、推奨する言い換え、確認が必要な主張の範囲です。表記の一覧が長くなってきたら、別紙の表記ルールに分ける方法もあります。
タイトル・見出し・本文の構成と装飾
タイトルや見出し、段落の長さ、箇条書き、強調の使い方は、共通ルールとして決めておくと、原稿の見た目がそろいやすくなります。
架空媒体の例では「記事別の構成案に沿って執筆し、結論とその理由を分かりやすく示す」「箇条書きは比較・列挙を整理する箇所で使う」としています。構成案を変えたいときの手順（執筆前に編集担当者へ相談するなど）を添えておくと、ライターが判断に迷う場面を減らせます。
文字数の目安やキーワードの入れ方を書く場合は、媒体の運用例として示します。Googleは、優先する特定の文字数は存在しないと説明していますので、「〇文字以上で書けば検索で評価される」といった説明はしないようにしましょう。（参照：有用で信頼性の高い、ユーザー第一のコンテンツの作成｜Google 検索セントラル）
記事ごとのテーマ・キーワード・見出し案は、共通ルールではなく個別の依頼内容として伝えます。共通ルールには、構成案の変更手順や装飾など、記事をまたいで共通する扱いを記載します。
情報の確認方法・出典・引用
ここは、書き手と確認者で解釈が分かれやすく、修正の往復が起きやすい項目です。
決めておきたいのは、大きく3点です。
- 情報の確認方法：優先する資料（公的機関や公式サイトなど）、数値の対象期間・対象者・単位、情報の基準日を確認し、資料間で食い違う場合はどう相談するか
- 確認用の原稿コメントと、公開本文の出典の区別：それぞれに何を残し、どこにどんな書式で記載するか
- 文章をそのまま引用する場合の書式：引用部分と自分の説明を区別する方法と、出典の書き方
原稿コメントは、編集担当者が事実関係を確認するための情報です。資料名・URLに加え、必要に応じて対象期間・対象者・単位、資料間の相違点、未確認事項を残します。一方、公開本文の出典は、読者が根拠を確認するための表示です。コメントを残しておけば本文の出典が不要になる、というものではありません。架空媒体の例では「数値を記載した段落の末尾に、資料名とURL」としていますが、読者が根拠を確認できるよう、数値だけでなく、外部資料を要約した説明にも対応する出典を示しましょう。
また、元資料へリンクしたからといって、本文の数値や主張が正しくなるわけではありません。出典の内容と本文の記述が合っているかは、別に確認が必要です。
他者の文章をそのまま引用する場合は、引用部分と自分の説明を読者が区別できる書式を決めておきます。架空媒体の例では、次の順で書く形にしています。
- 自分の説明（なぜこの資料を示すのか）
- 引用部分（かぎ括弧や引用の装飾で囲み、原文のまま正確に写す）
- 出典（資料名とURL）
- 自分の説明（引用を受けて、この記事で伝えたい点）
なお、出典を書けば自由に転載できる、全体の何％以下なら引用できる、というものではありません。文化庁のよくある質問では、著作権法上の「引用」に該当するには、出典の明記のほか、公表された著作物であること、公正な慣行に合致し、目的上正当な範囲内で利用することが必要だと説明されています。（参照：文化芸術活動に関する法的問題についてよくあるご質問 5－⑬｜文化庁）
本記事では法律の詳細には立ち入りませんが、文章の引用、資料を参考にした要約、画像の利用条件は、それぞれ別の話です。混同しないよう、ルールの中でも分けて書いておきましょう。判断に迷う場合は、ライターが一人で決めずに編集担当者へ確認する、という逃げ道を用意しておくことも大切です。
画像・リンクの扱い
画像は、誰が用意するかをまず決めます。
架空媒体の例では、画像の制作・素材手配は社内で行い、個別に依頼がある記事だけ、ライターが画像で伝えたい内容と挿入候補の位置を原稿コメントに示す設定にしています。この場合、ライターに画像の利用条件やサイズまで求める必要はありません。
反対に、画像の選定もライターに依頼する場合は、利用条件（商用利用の可否、クレジットの要否）、サイズ、権利確認の担当を追加します。業務範囲が変わると、必要な項目も変わるということです。
リンクは、候補の示し方と、リンク先を確認する方法を決めておきます。架空媒体の例では「紹介する理由とURLを示す」「リンク先が説明内容と対応し、開けることを確認する」としました。内部リンクと外部リンクで基準を分ける場合や、公開前の確認を編集担当者が行う場合は、その旨も書いておきます。
納品形式・提出前の確認・質問先
最後に、ファイル形式、命名方法、提出方法、不明点の確認先を示します。
架空媒体の例では「記事名_原稿_v1」のGoogleドキュメントで提出する形にしていますが、WordファイルやCMSへの直接入稿など、自社の運用に合わせてご変更ください。提出前の確認対象として、表記、出典、リンク、未解決の確認事項を挙げておくと、納品後のやり取りを減らしやすくなります。納期など記事ごとに変わる条件は、個別依頼書と合わせて確認します。
生成AIの利用条件は、表1のとおり独立した行にしておくことをお勧めします。まず利用の可否を決め、認める場合は、使用してよい工程、入力してよい情報、出力の確認方法、利用報告の要否を定めます。利用を認めない場合は、その方針を明記します。どちらの場合も、ライターが判断に迷わず、編集担当者が確認の手間を見積もれる状態にしておくことが大切です。
まずは表1の11項目のうち、自社の依頼範囲に当てはまるものを選び、指示文を自社の言葉に置き換えてみてください。
ライティングレギュレーションの作り方
項目が分かっても、いきなり完成版を作ろうとすると手が進まないものです。
ライティングレギュレーションは、最初からすべてを決める必要はありません。方針と必要なルールを洗い出し、優先する項目を具体例とともにまとめ、実際の記事で試して直す、という流れで初版に近づけていきます。
メディアの方針と、必要なルールを洗い出す
最初に、媒体の目的・読者・制作体制から、書き手と確認者で共有したいことを書き出します。
既存の記事がある場合は、過去の原稿への修正履歴や、ライターとのやり取りを見返してみてください。判断が分かれた箇所や、何度も同じ説明をしている内容が、そのまま候補になります。例えば「出典の書き方を毎回直している」「サービス名の表記を毎回指摘している」といったものです。
新規メディアで過去の原稿がない場合は、想定する記事を1本選び、試作原稿を書いてみる方法があります。実際に書いてみると、どこで判断に迷うかが見えてきます。
優先する項目を決め、具体例とともにまとめる
候補が集まったら、必ず守る項目と、判断の目安にとどめる項目を分けます。品質や作業に影響が大きいものから決めていくと、ルールが増えすぎずに済みます。
依頼する業務の範囲によって、項目の選び方は変わります。
- 原稿のみ依頼する場合：ライター向けのCMS操作手順は別資料にするか、省く
- 画像の選定も依頼する場合：使用条件・サイズ・クレジット・確認担当を追加する
- 制度や料金を扱う場合：参照資料、情報の基準日、確認担当を明確にする
- 生成AIを使う場合：使用工程、入力情報、確認方法、利用報告の要否を決める
選んだ項目は、「〜に注意してください」のような抽象的な表現ではなく、実際に使える指示文に落とし込みます。表1の「指示文の記入例」のように、何を・どこに・どう書くかまで具体的にしておくと、ライターが迷いにくくなります。ルールを増やすこと自体が目的ではありませんので、依頼する業務と、迷いの多い箇所から選んでいただけたらと思います。
実際の記事で試し、分かりにくいルールを直す
たたき台ができたら、1本の原稿に適用してみて、書き手と確認者で解釈が分かれないかを確かめます。
表1で示した出典ルールも、当初は記載位置が曖昧だったという設定です。この架空例では、たたき台に「出典を記載してください」とだけ書かれていたとします。
これを1本の原稿で試すと、ライターは本文末に出典をまとめて記載しました。一方、編集担当者は、数値のある段落でその場で確認できる想定でした。どちらも「出典を記載する」というルールには従っていますが、解釈が違っていたわけです。
そこで、指示文を「数値を記載した段落の末尾に、資料名とURLを記載してください」と具体化しました。これが、表1に掲載している修正後の文言です。
もちろん、この位置や書式だけが正解ではありません。媒体によっては、本文末にまとめて記載する方式のほうが合うこともあるでしょう。大切なのは、試して曖昧さを見つけ、書き手と確認者が同じ動きになるところまで指示文を直すことです。その繰り返しで、表1のような初版へ整えていきます。
まずは、たたき台を1本の原稿に当ててみてください。最初から完璧を目指さず、直すところが見つかれば十分だと考えていただけたらと思います。
ライティングレギュレーションを運用するときのポイント
せっかく作ったルールも、共有されなければ、やがて誰も見なくなってしまいます。
運用で大切なのは、執筆前に共有すること、最新版が分かるようにすること、そして提出前の確認とルールの見直しを続けることの3点です。
執筆前に共有し、不明点を確認する
依頼時に、レギュレーションの参照先と、とくに守ってほしい項目を伝え、ライターが執筆前に通読できるようにします。
初めて依頼するライターには、「とくに情報の確認と出典の項目を先に読んでください」のように、重要な箇所を示しておくと読み落としを防げます。個別依頼の内容と共通ルールが矛盾している、判断に迷う点がある、といった場合は執筆前に確認してもらう流れにしておきましょう。
確認者も、同じルールを使って原稿を見ます。ライターにはルールを求めながら、確認者が自分の感覚で指摘していると、ルールの意味がなくなってしまいます。
最新版と変更点が分かるようにする
ルールは、使っているうちに変わるものです。参照する場所、更新日、更新する担当者を決めておきましょう。
変更したときは、変更した内容と、いつから適用するかを共有します。進行中の原稿にも適用するのか、次の依頼からにするのかを明確にしておかないと、ライターは「今書いている原稿はどちらに合わせればよいのか」と迷うことになります。古い版がチャットや個人のフォルダに残り続けないよう、参照先は一つに決めておくことも大切です。
提出前の確認と、ルールの見直しを続ける
項目の章で挙げた確認対象（表記、出典、リンク、未解決の確認事項）は、短いチェックリストにして、ライターの提出前と編集担当者の確認時に使います。
原稿に指摘を返すときは、次の3種類に分けておくと、ライターが対応の優先度を判断しやすくなります。
- 共通ルールに基づく修正：ルールで定めた位置に出典がないため、追記を依頼する
- 記事固有の修正：その記事の読者に必要な説明が不足しているため、個別依頼の意図を示して補足を依頼する
- 任意の改善提案：ルール違反ではないが、読みやすくする別の表現を提案する
そして、同じ迷いや同じ修正が続く場合は、原稿ではなくルールのほうを疑ってみてください。指示文が曖昧なのかもしれませんし、不要な項目や重複が読みにくくしているのかもしれません。原稿を直す判断と、ルール自体を改訂する判断は、分けて考えることがポイントです。
改訂するときは、変更日・担当者・変更内容・適用タイミングを共有し、進行中の原稿への適用も決めておきます。まずは、直近で繰り返した指摘が、共通ルールの修正で防げるものかどうかを見てみてください。
まとめ ライティングレギュレーションを作り、記事制作に活用しよう
ルール作りは後回しになりがちですが、同じ指摘を繰り返すたびに、確認の時間は積み重なっていくものです。
ライティングレギュレーションは、記事を執筆・編集するときのルールや注意事項を、関係者で共有するためにまとめたものです。本記事の記入例をもとに、自社の制作体制と依頼する業務の範囲に合わせて項目を選び、まずはたたき台を作ってみてください。1本の原稿で試し、解釈が分かれた箇所を直して初版に整えます。その後も共有・確認・更新を続けていくと、少しずつ使いやすいルールになっていきます。
なお、本記事は共通ルールの作成と運用に絞って解説しました。キーワード選びから構成、執筆、確認、公開後の改善まで、記事制作全体の進め方は、オウンドメディアの記事制作を進める8つの手順で解説しています。制作の流れの中で、レギュレーションをどの段階で渡すかを考える際にも、参考にしていただけたらと思います。
参考資料・出典
いずれも2026年10月20日に内容を確認しています。
